Dataskyddet i Helsingfors församlingar

30.05.2023, 08:27

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016) har tillämpats nationellt sedan 25.5.2018. I Helsingfors kyrkliga samfällighet anser vi att dataskyddet för personuppgifter är viktigt. Vi åtar oss att respektera och genomföra ett lämpligt uppgiftsskydd. Vi följer dataskyddslagstiftningen och dess rekommendationer.

Insamling och användning av uppgifter

Verksamhet och medlemskap i församlingarna förutsätter behandling av personuppgifter. Identifierande personuppgifter är bland annat namn och personbeteckning samt kontaktuppgifter.

Vi samlar in personuppgifter utöver i medlemsregistret i samband med olika evenemang och tillställningar samt i kundservicesituationer och när avtal ingås. Uppgifterna fås huvudsakligen av personen själv. Dessutom får vi uppgifter ur befolkningsdatasystemet för uppdatering av medlemsdatasystemet.

Vi använder personuppgifter i Helsingfors kyrkliga samfällighets verksamhet samt vid skötseln av medlemskapet och kundrelationerna. Dessutom använder vi personuppgifter för att producera och utveckla tjänster.

Rättsliga grunder för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på lagstadgade skyldigheter och den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Rättsgrunden är oftast medlemskap i församlingen, ett anställningsförhållande, ett avtal eller något annat betydelsefullt kundförhållande. Dessutom kan vi behandla uppgifter med personens samtycke.

Lagring och skydd av uppgifter

Vi följer god förvaltningssed och dataskyddspraxis vid behandling av personuppgifter. Personuppgifter kan behandlas endast av personer som behöver dem i sina arbetsuppgifter. Personuppgifter är skyddade mot obehörig behandling.

Lagringstiden för uppgifterna styrs delvis av lagstiftningen och arkivbildningsplanen. Om lagringstiden inte baserar sig på de föregående, fastställs den på ett sätt som är ändamålsenligt med tanke på ändamålet med personuppgifterna. Uppgifterna bevaras under den tid som behövs med tanke på att den personuppgiftsansvariges och den registrerades rättigheter och skyldigheter tillgodoses.

Den registrerades rättigheter

· Begära av den personuppgiftsansvarige att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne och rätt att begära rättelse eller radering av sådana uppgifter.

· Begära av den personuppgiftsansvarige att man begränsar eller motsätter behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne samt rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat.

· Till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla samtycket, utan att detta påverkar lagenligheten av den behandling som utförts på grundval av samtycket innan samtycket återkallas.

· Anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning. Utövandet av denna rätt begränsar inte möjligheterna att söka ändring på det sätt som avses i kyrkolagen (1054/1994).

Personregister

Av datasystemen i Helsingfors kyrkliga samfällighet har olika personregister bildats utifrån uppgifternas användningsändamål. Beskrivningarna av dessa personregister finns här.

Dataskyddsbeskrivningen om medlemsregistret finns tillgänglig bakom länken nedan. Dataskyddsbeskrivning om kyrkans gemensamma medlemsregister.

Användning av personbeteckning i församlingarnas tjänster

Vi frågar om personbeteckning endast när det behövs för rättsskyddet. På så sätt säkerställer vi att uppgifterna vid uträttandet av ärenden kombineras med uppgifterna om rätt person. Vi behöver personbeteckningen bland annat vid fakturering, eftersom det är viktigt att entydigt identifiera kunden bland annat vid indrivning och vid behandling av begäran om uppgifter (29 § i dataskyddslagen).

Utövande av de registrerades rättigheter

En person som är registrerad i datasystemen i Helsingfors kyrkliga samfällighet kan med stöd av EU:s dataskyddsförordning begära personuppgifter om sig själv eller sina minderåriga barn. Du kan begära att få utöva dina rättigheter med det elektroniska formuläret här (på finska). Observera att e-tjänsterna kräver stark autentisering till exempel med bankkoder. Om detta inte är möjligt kan du lämna en begäran om uppgifter genom att kontakta centralregistret vid Helsingfors kyrkliga samfällighet (Tredje linjen 22 B, 00530 Helsingfors). Öppet mån–fre kl. 9–12. Var redo att bevisa din identitet.

Uppgifterna om den registrerade lämnas i regel avgiftsfritt. Om flera kopior begärs eller begäran om uppgifter framställs upprepade gånger, kan Helsingfors kyrkliga samfällighet dock ta ut en skälig avgift för kopiorna på basis av de administrativa kostnaderna.