Luottamushenkilöt ovat vastuussa isoista rahasummista

Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy talousarvion sekä yhtymän ja seurakuntien väliset tulonjakoperusteet. Valtuusto päättää isoista rahasummista ja niiden käytöstä: vuonna 2017 seurakuntayhtymän tulos oli 15,7 miljoonaa euroa.

Puhetta yhteisessä kirkkovaltuustossa vuodesta 2011 johtanut Kaisa Raittila on havainnut, että työntekijöillä, luottamushenkilöillä ja kaupunkilaisilla on erilainen näkökulma kirkon rahoihin.

− Luottamushenkilön pitäisi aina pitää mielessään se, että hän ajaa seurakuntalaisen ja kaupunkilaisen etua. Samalla kun hän mahdollistaa sen, että työntekijä voi tehdä työtään niin hyvin kuin osaa ja saa siitä riittävän palkan, hänen tehtävänsä on linjata, että työntekijät tekevät oikeita asioita, Raittila sanoo.

Raittila on huomannut, että talousasiat ovat usein vaikeita kirkossa työskenteleville ja kirkon luottamushenkilöille.

− Taloudellisesti kirkko on näihin aikoihin asti voinut varsin vapaasti tehdä monipuolista työtä yhteiseksi parhaaksi. Kun talous kiristyy, on mietittävä, mitä jatketaan ja mitä ei enää tehdä.

Yhteisen kirkkovaltuuston pöydälle tulee euromääräisesti isoja päätöksiä ratkaistavaksi.

− Hämmentävää, että joskus talousarvio tai tilinpäätös on hyväksytty keskustelematta. Vaikutusvaltaisimmillaan kirkkovaltuuston jäsen on silloin, kun hän tuntee päätöksenteon vaiheet ja ymmärtää vastuunsa ja oikeutensa seurata asioiden valmistelua, Raittila sanoo.

Luottamushenkilöiden päätösvalta lisääntyi vuoden 2017 alusta voimaan tulleen seurakuntayhtymän uuden hallinnon johtosäännön myötä, kun yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja saivat paikan myös seurakuntayhtymän johtoryhmässä.

Johtoryhmän tehtävänä on käydä strategista keskustelua ja käsitellä yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi meneviä periaatteellisia ja laajoja asioita.

− Johtoryhmässä luottamushenkilöt pääsevät linjaamaan asioita jo ennen kuin ne etenevät valmisteluun, Raittila sanoo.

Yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee ja panee toimeen

Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee vaalikauden ensimmäisessä kokouksessaan yhteisen kirkkoneuvoston, jossa on 13 maallikkojäsentä, puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Vuonna 2017 yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajana toimi Lauttasaaren kirkkoherra Juha Rintamäki lokakuun loppuun asti ja marraskuusta eteenpäin Haagan kirkkoherra Marja Heltelä.

Neuvosto on seurakuntayhtymän yhteinen valmistelu-, toimeenpano- ja hallintoelin. Sillä on suuri päätösvalta talouteen liittyvissä kysymyksissä. Neuvosto käsittelee muun muassa talousarvioon, tilinpäätökseen, rakennuslupiin ja virka- ja työsuhteisiin liittyviä asioita. Neuvosto kokoontui vuonna 2017 yhteensä 19 kertaa ja käsiteltäviä asioita oli yhteensä 340.

Yhteisen kirkkoneuvoston jäsen ja tarkastustoimikunnan puheenjohtaja Pertti Sundberg on ollut Oulunkylän seurakunnan seurakuntaneuvostossa yli kaksikymmentä vuotta. Hänelle on ollut mielekästä tuoda talousasioiden osaamistaan kirkon luottamustehtäviin.

− Yhteisessä kirkkoneuvostossa voisimme vieläkin tarkemmin paneutua siihen, miten kukin päätös vaikuttaa yhtymän talouteen, Sundberg sanoo.

Sundberg on tyytyväinen, että taloustilanteen muutos on huomattu ja sen pohjalta lähdetty muuttamaan seurakuntien toimintakulttuuria.

‍

Tarkastustoimikkunnan puheenjohtaja Pertti Sundberg kertoo muun muassa luottamushenkilön mahdollisuuksista rahankäytön valvonnassa.
Teksti jatkuu videon jälkeen.

Yhtymän johtajilla suuri vastuu taloudesta

Seurakuntayhtymässä monella virkamiehellä on suuri vastuu talousasioissa. Laajin vastuu on hallintojohtajalla, joka toukokuuhun 2018 asti oli Jussi Muhonen. Hallintojohtajan vastuulle kuuluvat taloushallinto, rahoitus, tytäryhtiöiden talous ja henkilöstöhallinto. Kiinteistöjohtaja Kai Heinonen vastaa kiinteistötoimesta, kiinteistö- sekä asunto-osakeyhtiöiden rahoituksesta, hautaustoimesta ja hautainhoitorahastosta ja kiinteistöosaston investoinneista. Yhteisen seurakuntatyön johtaja Pentti Miettinen vastaa seurakuntatyön yhteisistä tehtävistä sekä yhteistyöstä kirkkoherrojen ja seurakuntien kanssa.

Yksiköiden johtajat huolehtivat omien osastojensa taloudesta ja tekevät ehdotuksen talousarvioksi. He valmistelevat omaan toimialaansa liittyvien asioiden valmistelusta yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi ja huolehtivat päätösten täytäntöönpanosta. Osastojen johtajat ja seurakuntayhtymän johtaja muodostavat johtajiston, joka käsittelee yhtymän käytännön toimintaan liittyviä asioita.

Sisäinen tarkastus ei ole poliisi

Sisäinen tarkastus palvelee yhteistä kirkkoneuvostoa ja seurakuntaneuvostojen johtoa. Se arvioi ja kehittää sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ja tekee ehdotuksia toimintojen, tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi.

− Sisäiseen valvontaan kuuluvat esimerkiksi organisaation sisäinen ohjeistus, toiminnan organisointi, seurantatoimenpiteet ja tiedonkulku. Vastuu sisäisestä valvonnasta on organisaation ylimmällä johdolla. Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvontajärjestelmän tarkoituksenmukaisuutta sekä tuloksellisuutta, kertoo sisäisen tarkastuksen päällikkö Juha-Pekka Ollila. Hän raportoi suoraan yhteiselle kirkkoneuvostolle ja sen osana toimivalle tarkastustoimikunnalle.

Yritysmaailmassa aiemmin työskennellyt Ollila on huomannut, että seurakuntayhtymän valvontavastuuta ei ole selkeästi määritelty suhteessa seurakuntiin esimerkiksi keskitettyjen talouspalveluiden osalta.

Kirkkolaissa todetaan, että kirkkoherra vastaa seurakunnan taloudesta sekä sisäisen valvonnan järjestämisestä ja seurakuntaneuvosto valvoo sisäisen valvonnan toteuttamista. On kuitenkin hieman epäselvää, kenelle kuuluu esimerkiksi kirkkoherrojen hankintojen tai luottokortin käyttötarkoituksen valvonta.

– Yhtymässä on taloussäännöt ja toisaalla on kirkkolaki eli onko valvontavastuu seurakuntien seurakuntaneuvostolla vai seurakuntayhtymän viranhaltijalla? Ollila pohtii.

Sisäisessä tarkastuksessa kiinnitetään huomiota siihen, tehdäänkö hankintoja olemassa olevien sopimusten ja lakipykälien mukaisesti, onko noudatettu tarjoushankintamenettelyä ja miten varojen käyttöä seurataan ja raportoidaan.

− Sisäinen tarkastus ei pyri olemaan poliisi ja etsimään, että joku on jossain tehnyt virheen. Sen sijaan se pyrkii kehittämään toimintaprosesseja, muistuttaa Ollila.

Luottokorttilaskujen hyväksymiskäytäntöjä selvennettiin

Sisäisen tarkastuksen toiminta perustuu yhteisessä kirkkoneuvostossa hyväksyttyyn vuosisuunnitelmaan. Näiden lisäksi tehdään vuosisuunnitelman ulkopuolisia tarkastuksia, mikäli siihen nähdään olevan tarvetta.

Vuonna 2017 tehtiin esimerkiksi yhtymän luottokorttien käyttöä koskeva tarkastus, koska luottokorttien käytössä havaittiin olevan puutteita ja epäselvyyksiä. Tarkastuksen perusteella loppuvuodesta talouspalveluyksikkö teki uudet ohjeet sekä selvensi luottokorttilaskujen hyväksymiskäytäntöjä.

Alkuvuodesta 2018 nousi kohu Helsingin hiippakunnan piispan Teemu Laajasalon luottokortin käytöstä hänen edellisessä työpaikassaan Kallion seurakunnan kirkkoherrana. Kohun vuoksi yhteisessä kirkkoneuvostossa päätettiin tilata vuoden 2018 alussa luottokorttilaskujen tositekohtainen aineistotarkastus ulkopuoliselta asiantuntijalta.

Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Marja Heltelä tuo suhteellisuutta luottokorttien väärinkäytön aiheuttamaan kohuun.

− Helsingin seurakuntayhtymän työntekijöillä on yhteensä 600 luottokorttia. 99 prosenttia on käyttänyt korttejaan vastuullisesti. Ongelmia kuiteissa oli vain muutamalla.

Tarkastustoimikunta tukee sisäistä valvontaa

Sisäistä valvontaa tukee myös vuonna 2015 perustettu luottamushenkilöistä koostuva tarkastustoimikunta, jonka puheenjohtaja on Pertti Sundberg.

− Toimikunnan käsiteltäväksi tuodaan asioita esimerkiksi sisäisestä tarkastuksesta ja tilintarkastajilta. Tarkastustoimikunta huolehtii, että seurakuntayhtymässä on säännöt, rutiinit ja kontrollit kunnossa ja että lakia ja hyviä tapoja noudatetaan, Sundberg kertoo.

Tarkastustoimikunnalla ei ole päätösvaltaa, vaan se voi tehdä suosituksia.

Pitkään yhteisessä kirkkoneuvostossa istunut Jarmo Leppiniemi arvostaa sisäistä tarkastusta.

− Tarkastustoimikunnan kautta myös maallikot pääsevät tuomaan esiin asioita, jotka heitä huolettavat, Leppiniemi sanoo.

Hän pitää ikävänä, että seurakuntayhtymässä ei ollut selkeitä ohjeita luottokorttien käytöstä. Uudet ohjeet selvensivät vielä sitä, kuka hyväksyy kirkkoherrojen ja yhtymän ylimpien johtajien luottokorttilaskut.

− Oli hyvä, että sääntöjen puutteet tuli ilmi. Nyt oli hyvä hetki tarkentaa sääntöjä.